Le 23 septembre 2020
Congé paternité : la durée est doublée et passe à 25 jours à partir du mois de juillet 2021
Mode d'emploi de l'affichage des congés payés
Article créé le 24 janvier 2020
Les affichages obligatoires en entreprise attestent de la conformité de celle-ci avec la loi, notamment le Code du travail. Entre affichage obligatoire dans les locaux de l'entreprise et diffusion par tout moyen, les procédures ont été grandement assouplies (décret du 20 octobre 2016). Qu'en est-il des informations sur les congés des salariés ? Comment communiquer la durée et les départs des salariés ? Quelles sont les informations clés de l'ordre des départs en vacances ?
La mise à disposition d'un document relatif aux congés payés CP est une règle applicable à tout employeur, qu'il s'agisse d'une entreprise de petite taille TPE, d'un établissement avec plus de 20 salariés voire 50 PME, grande entreprise avec des centaines de salariés... Chaque salarié doit connaître ses droits en matière d'ouverture de jours de congés, que ce soit dans le cadre des accords applicables conclus dans une branche d'activité, d'une convention collective nationale ou par voie du Code du travail et accord d'entreprise.
Départs en congé collectif : période et ordre de départ, caisse CP
Article D3141-6 du Code du travail et l'affichage de l'ordre des départs en congé
Cet article (explications ici) précise que chaque salarié doit être averti au moins 1 mois à l'avance au sujet du planning organisationnel des départs en congé dans son entreprise. Cette notification peut toujours en 2020 se faire par affichage obligatoire conforme, ou désormais par tout moyen (réseau intranet, e-mail et lettre recommandée). Cette dernière ne présente pas la même efficacité, car elle peut ne pas constituer une preuve au regard du service de l'inspection du travail.
La caisse des congés payés
Ce renseignement est porté à la connaissance de tous les salariés : il s'agit de la raison sociale (désignation) et l'adresse de la caisse de congés payés à laquelle est affiliée l'employeur (dispositions modifiées de l'article D.3141-28 du code du travail).
Cette information sur la caisse des CP peut, soit être diffusée par tout moyen, ou faire l'objet d'un affichage conforme sur le lieu de travail.
Obligation d'information
Quel que soit le procédé retenu, diffusion par tout moyen ou affichage, le contenu du document doit impérativement contenir :
- l'Ordre des départs en congés de chaque salarié (en place au minimum 1 mois avant le départ des salariés)
- la Période des départs en congé (communiquée 2 mois précédant l'ouverture de la période de congé CP annuel).
Le code pénal sanctionne l'employeur, pour motif d'absence d'affichage des informations définies par le Code du travail ou délit d'obstacle, et qui n'aura pas respecté cette obligation d'information avec le paiement d'une amende de contravention de 5ème classe (soit à partir de 1500 euros). En cas de récidive, absence répétée d'affichage, la sanction s'élève à 37 000 euros et une peine de 1 an de prison.
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À propos de vos congés payés...
Que dit le Code du Travail sur les départs en congés ?
L'affichage des périodes de prise des congés dans chaque entreprise est régi par l'article D3141-6 du Code du travail. Dès sa signature du contrat de travail, chaque salarié bénéficie de l'ouverture du droit à congés payés (non plus après 10 jours de travail effectif) dans l'entreprise. Ainsi, 24 jours de travail (4 semaines) correspondent à 1 mois de travail dans le calcul de la durée du congé.
Tout salarié a droit à au moins 5 semaines de congés payés pour une année de travail, quel que soit son contrat de travail : 2,5 jours ouvrables de congés payés par l'employeur pour chaque mois de travail.
À propos du fractionnement des congés, il a lieu lorsque le congé principal est discontinu (interruption) et que la prise de congé est en dehors de la période du CP (1er mai au 31 octobre) : le Code du travail accorde alors des jours supplémentaires pour fractionnement (art. L. 3141–19).
L'employeur peut fractionner le congé principal de ses salariés, aux conditions suivantes :
- obtenir l'accord du salarié
- accorder un congé continu minimal de 12 jours ouvrables successifs pendant la période du CP
- faire bénéficier le salarié de jours de congé supplémentaires ?si les jours restant sont pris en dehors de la période du CP.
Le salarié bénéficie de 2 jours supplémentaires si la fraction des congés restant à prendre est supérieure à 6 jours ; il bénéficie 1 jour en sus si la fraction des congés restant à prendre est comprise entre 3 et 5 jours.
Le salarié peut demander le fractionnement de ses jours de congés, mais doit pour cela avoir l'accord de l'employeur.
Ordre des départs en congés et dates de prise des congés
L'ordre des départs CP ?
Il s'agit d'un support, document ou panneau, qui traite de l'organisation des départs en fonction des dates de départ en congé de chaque salarié. C'est l'employeur qui fixe la date de départ après visa des responsables, lorsqu'aucun texte ne le précise dans la convention collective, accord de branche ou accord d'entreprise.
Cet ordre des départs doit permettre pour un nombre défini de salariés de connaître leurs dates de départ de l'entreprise pour congé payé.
Le calendrier des départs en congés...
Qui liste les dates ordinaires de congés dans l'année, 6 mois entre le 1er mai et le 31 octobre. Selon l'article L3141-3 de la législation du travail, la durée totale des congés CP est toujours de 30 jours ouvrables :
- 24 jours de congé d'été (congé principal), période entre le 1er mai et le 31 octobre (durée minimale de 12 jours ouvrables soit 2 semaines)
- 6 jours au titre de la 5ème semaine en dehors de la période de référence des CP.
Ce calendrier des dates départ en vacances dans l'entreprise est alors fixé par l'employeur au plus tard au 31 mars de l'année en cours, tandis que le planning des départs en vacances est fixé au plus tard au 30 avril.
Article L 3141-16 du Code du travail
L'ordre et les dates de départ en congés déjà affichés ne peuvent normalement pas être changés, sauf circonstances exceptionnelles dans le délai d'un mois avant la date de départ de la première vague de salariés (à défaut de stipulation dans la convention ou l'accord conclus).
En cas de litige de modification tardive des dates de congés, les juges peuvent rechercher si les conditions constituent ou non des circonstances exceptionnelles (remplacement d'un salarié décédé, graves difficultés financières?et commandes imprévues pour sauver l'entreprise et des emplois?...).
La modification semble donc justifiée quand elle s'appuie sur des motifs professionnels, autrement l'employeur commet un abus de droit et s'expose à réparer le préjudice subi par le salarié.
Que prévoient votre convention collective de travail et l'accord d'entreprise ?
Les départs en congé sont fixés par décision de l'employeur (après avoir consulté les représentants des salariés), ou par accord d'entreprise. L'accord collectif de branche ou la convention collective peuvent rajouter des jours de congés payés en rappel aux articles L. 3141-13 à L.3141-16 du Code du travail (pour ancienneté, évènements familiaux, maladie, déménagement). Ainsi, l'accord de branche ou la convention collective peuvent prévoir plus que 2,5 jours de CP par mois.
Par conséquent, lorsque les modalités des départs en congés payés et leur durée ne sont pas mentionnés par accord d'entreprise, ou de branche, ni par convention collective, il revient alors à l'employeur de les déterminer en observant les éléments suivants :
son travail chez d'autres employeurs
- durée de service du salarié (ancienneté)
- sa situation familiale (priorité aux parents ayant des enfants en âge scolaire, ou vacances du conjoint).
L'employeur peut aussi se référer aux impératifs économiques de son entreprise pour déterminer la période de prise de congé, en tenant compte de la demande de ses salariés.
La mise en place du calendrier de la prise de congé est synchronisée avec la date de départ du premier salarié (deux mois avant son départ). La communication de ce planning est en place dans des espaces accessibles au personnel sur les lieux de travail.
Les autres informations importantes à connaître
Sachez aussi que la durée du repos hebdomadaire doit être communiquée au personnel, c'est-à-dire lordsque celui-ci ne bénéficie pas de toute la journée de repos du dimanche.
De plus, le congé maternité (et paternité) ou le congé pour adoption d'un enfant sont pris en compte dans le calcul des jours de congés payés (article L3141-5 du code du travail).
Ce planning des départs est positionné à proximité de l'affichage du règlement intérieur.