Le 26 novembre 2018
Affichage obligatoire dans l’entreprise, quel format choisir?
Panneau d'affichage obligatoire 2018 : les dernières mises à jour
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L’employeur doit respecter des obligations en ce qui concerne l’information de ces salariés sur certains sujets : les horaires de travail, les coordonnées du médecin du travail, les différents textes de loi sur la lutte contre la discrimination professionnelle, etc. La reforme du droit du travail entrée en vigueur durant l’année 2017 est d’ailleurs susceptible d’actualiser l’affichage obligatoire entreprise en 2018. Il est donc important de connaître l’actualité de l’affichage obligatoire 2018.
Sommaire ...
l'actualité de l'affichage obligatoire 2017
Modification du panneau lutte contre les discrimination
Nouvel affichage Interdiction de Vapoter
Tableau récapitulatifs des 16 informations de l'affichage obligatoire
Où mettre en place le nouvel affichage obligatoire dans l'entreprise ?
Comment diffuser les informations par tout moyen ?
L’actualité de l’affichage obligatoire 2018
L’année 2017 a vu l’entrée en vigueur de la reforme du droit du travail initié par le Président Macron. Elle concerne notamment les modalités d’organisation de la négociation dans les petites entreprises, les modalités de modification des horaires de travail de nuit, les conditions de travail dominical, le montant des salaires, les règles qui encadrent le licenciement, les modalités de négociation des primes entre l’employé et le salarié, etc. Ainsi, la nouvelle loi travail a apporté de nombreux changements à plusieurs niveaux dans l’entreprise. Si certaines dispositions ont été appliquées dès l’année 2017, l’entrée en vigueur de certaines d’entre elles n’est prévue que pour le début de cette année 2018 et pourra impacter la réglementation en matière d’affichage obligatoire en entreprise. Jusqu’à présent, les obligations de l’employeur sur le sujet restent les mêmes qu’en 2017.
les informations impératives à faire figurer sur les panneaux d'affichage obligatoire 2018
L' affichage obligatoire en entreprise figure parmi les obligations des employeurs a mettre en place dès le premier salarié et quelques soit son contrat de travail, conformément aux dispositions du Code du travail.En matière de santé et de droit du travail, les informations à afficher, destinées au personnel de l'entreprise, concernent les coordonnées des différents organismes que le salarié doit être en mesure de contacter en cas de besoin.
La médecine du travail dont le rôle préventif est d'anticiper les problèmes de santé liés au travail, l'inspection du travail ou encore les numéros d'urgence des services les plus proches en cas d'accident (Samu, Police, Pompier, etc.) susceptible d'intervenir en cas d'accident. Ces numéros devront ainsi être affichés en gros caractère, bien en évidence dans les locaux de l'entreprise.
L'affichage obligatoire entreprise doit également renseigner sur les informations réglementaires qui concernent votre établissement. Ainsi, les affichages mentionnent l'intitulé et les modalités d'accès à la convention collective nationale qui s'applique à l'entreprise ou les accords collectifs dont elle dépend. L'accord de participation, s'il y en a aussi, devra être affiché dans les locaux en guise de communication aux employés sur le sujet.
Le Code du travail prévoit également des informations relatives à l'organisation interne de l'entreprise que l'employeur est tenu d'afficher. Ces informations sont celles concernant les congés payés, à savoir, la période de départ en congés ou encore l'ordre de départ en congés. Toujours en termes d'organisation, l'employeur doit aussi afficher les horaires collectifs de travail auxquels sont soumis les salariés. La répartition des repos hebdomadaires doit également être renseignée sur un panneau d'affichage si le dimanche n'est pas le jour de repos de l'entreprise.
L'organisation relative à l'élection des délégués du personnel et la liste des membres du comité d'entreprise ainsi que les informations concernant le CHSCT font également partie des renseignements de l'affichage légal en entreprise. Pour rappel aussi, l'employeur est tenu de mettre à disposition des organisations syndicales des panneaux destinés à leur communication.
En outre, les affichages obligatoires concernent certaines règles que tout salarié doit respecter au travail. Il s'agit de l'interdiction de fumer au travail, ou encore des disciplines et conduites à suivre, mentionnées dans le règlement intérieur.
L’employeur est également tenu d'informer les salariés sur les textes conventionnels qu'ils doivent respecter dans le cadre du travail. Dans ce sens, l'employeur pourra mettre en place un panneau d'affichage informant sur les références et les dispositions légales, notamment celles du Code du travail et du Code pénal, relatives à l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes d’une part, celles visant à prévenir les harcèlements moraux et sexuels et aux mesures luttant contre les discriminations au travail d’autre part.
Enfin, parmi les informations impératives de l'affichage obligatoire entreprise, on retrouve aussi celles relatives aux mesures sécuritaires. Il s'agit du panneau d'affichage consigne en cas d'incendie selon le Code du travail ou encore le tableau d'affichage obligatoire sur les informations relatives au document unique d'évaluation des risques professionnels.
L'actualité de l'affichage obligatoire 2017
Suite à l'entrée en vigueur des deux décrets n°2016-1417 et n°2016-1418 du 20 octobre 2016, parus dans le Journal officiel le 22 octobre 2016, relatifs à l'obligation de diffusion, certaines informations peuvent désormais être communiquées par d'autres moyens de communication depuis le début de l'année. Il s'agit de l'obligation de diffusion par tout moyen du règlement intérieur, des informations relatives à la convention collective et l’accord d’entreprise, l’ordre des départs en congé, les repos hebdomadaires ainsi que les textes réglementaires relatifs au harcèlement moral, au harcèlement sexuel, etc.L'affichage demeure toutefois autorisé pour informer les salariés. L'employeur peut ainsi continuer à recourir aux panneaux d'affichage pour être en règle par rapport à ses obligations d'affichage et de diffusion par tout moyen pour l'année 2017. L'affichage demeure en effet le moyen de communication le plus efficace et non-contestable.
Modification sur le panneau d'affichage concernant la lutte contre la discrimination pour 2017
Une révision a été également apportée au contenu de l’affichage légal 2017, plus précisément sur le panneau d'affichage concernant la lutte contre les discriminations au travail. Les dispositions de l'article 225-1 du Code pénal sur la lutte contre la discrimination que l'employeur doit communiquer aux salariés ont, en effet, été revues. Ainsi, la loi ajoute également parmi les critères de discrimination prohibés, la précarité sociale. De ce fait, toute discrimination fondée sur « la particulière vulnérabilité d’une personne résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur » constitue également un délit.
L'employeur est, de ce fait, tenu de revoir les informations qu'il diffuse à son personnel sur le sujet et procéder à sa mise à jour pour être en conformité avec les dispositions en vigueur pour 2017. Il peut également commander un nouvel affichage sur la lutte contre la discrimination. En effet, une version mise à jour est déjà disponible en ligne.
Interdiction de vapoter au bureau : nouvelle obligation d'affichage en 2017
La liste des informations qu'il faut afficher en entreprise s'allonge avec l'entrée en vigueur du décret n° 2017-633 du 25 avril 2017 sur l'interdiction de vapoter sur le lieu du travail.
- Quelle est l'interdiction du décret ? Interdiction de Vapoter sur son lieu de travail, à l’exception des emplacements fumeurs de l'entreprise(voir les conditions de la loi).
- Qui est concerné par l'interdiction de vapoter ? Tout le personnel de l'entreprise
- Où s'applique cette nouvelle loi ? Le décret du 25 avril mentionne "les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif" Légifrance, c'est-à-dire toutes les entreprises dont le personnel travaille en intérieur. Dans le secteur de la restauration et de l’hôtellerie, les établissements accueillant du public (comme les bars, restaurants, hôtels, etc.)ne sont pas concernés par l'application de ce décret.
- A quelle date est-elle applicable ? Le salarié ne doit pas utiliser de cigarette électronique au travail à partir du 1er octobre 2017.
- Quelle sanction encourues par le fumeur en cas de non-respect ? Le fumeur qui ne respecte pas le décret n°2017 du 25 avril 2017 sur l'interdiction de vapoter peu être sanctionner d'une amande pouvant aller jusqu’à 450€
- Quelles sanctions encourues par l'employeur en cas de défaut d'affichage ? L'employeur est tenu de mettre en place à partir du 1er octobre 2017 un affichage obligatoire signalant l'interdiction de vapoter dans l'établissement. A défaut, il encourt une contravention pouvant aller jusqu’à 750 euros.
Où placer les panneaux d’affichage dans l’entreprise ?
Tous les affichages obligatoires doivent être placés dans les locaux de travail, de manière à ce que l’ensemble du personnel puisse y accéder facilement. L’employeur est ainsi tenu de les mettre en place dans des lieux stratégiques de l’entreprise comme à la porte des bureaux, sur un panneau destiné à la communication de l’entreprise s’il y en a, dans les bureaux et ateliers de travail…
L’employeur doit par exemple afficher le panneau relatif à l’interdiction de fumer dans les bureaux de travail, dans les toilettes également ainsi que dans les locaux collectifs comme la cantine de l’entreprise. Il veillera également à disposer cet affichage dans les véhicules de transport collectifs privés, puisque cette interdiction s’applique également aux salariés qui y travaillent. L’affichage, placé dans ces lieux, permet ainsi de signaler l’interdiction de fumer dans les locaux de travail ainsi que dans les locaux à usage collectif, conformément à la loi.
Si l’entreprise dispose d’une salle close destinée aux fumeurs, un panneau d’affichage obligatoire zone fumeur devra être placé à la porte de celle-ci.
Par ailleurs, certains affichages obligatoires doivent être mis en place à des emplacements spécifiques.
Ainsi, selon le Code du travail, l’affichage obligatoire relatif aux consignes en cas d’incendie devra être affiché dans les locaux et bureaux occupés par 5 personnes et plus, dans les locaux et dégagements desservant plusieurs locaux, dans les ateliers et locaux de travail où sont stockés et manipulés des matières facilement inflammables ainsi que des produits explosifs.
D’un côté, les informations qui sont également destinées aux stagiaires, ainsi qu’aux candidats à l’embauche devront être affichées à la porte du bureau du RH ou à la porte du local où s’effectue le processus de recrutement. Il s’agit par exemple des textes de loi relatifs à la lutte et la prévention contre le harcèlement moral et sexuel au travail, à la lutte contre les discriminations professionnelles ainsi qu’au principe d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes.
Le panneau d’affichage destiné à la communication syndicale devra par ailleurs être distinct des panneaux destinés aux délégués du personnel et aux comités d’entreprise.
Enfin, le Code du travail impose la mise en place de l’affichage obligatoire relatif au DUER à proximité du règlement intérieur si l’entreprise en dispose (Article R. 4121-4)
Quels supports utiliser pour les informations à diffuser par tout moyen en 2018 ?
Pour remplir les obligations de diffusion par tout moyen, l’employeur est libre de choisir lui-même le support de communication qu’il juge adéquat. Ainsi, il peut opter pour les supports numériques comme le mail, ou utiliser l’intranet de l’entreprise si celle-ci en dispose.
Il peut également diffuser les informations en les envoyant par courrier, ou en les remettant directement en main propre aux salariés contre une décharge qui servira d’accusé de réception.
Ces différents moyens permettent notamment de simplifier l’information des salariés mobiles et détachés.
L’employeur peut toutefois continuer à recourir à l’affichage en entreprise. En effet, l’affichage est le support de communication le plus adapté pour informer d’un coup l’ensemble du personnel. D’un côté, en cas de litige, aucun ne peut contester que l’employeur ait bien rempli son obligation de diffusion par tout moyen. Dès lors qu’il est mis en place sur les lieux de travail, les salariés sont réputés informés.
Les sanctions encourues par l’employeur en cas de défaut d’affichage
L’agent de l’inspection du travail peut procéder à tout moment au contrôle de la conformité de l’employeur concernant l’affichage obligatoire en entreprise ou la diffusion par tout moyen des informations obligatoires. Le défaut d’affichage est d’ailleurs considéré comme une infraction et est punie par une amende de 4ème classe dont le montant peut atteindre jusqu'à 750 euros. De plus, le montant de l’amende peut être doublé en cas de récidive. En exemple, si l’employeur persiste à ne pas afficher les horaires de travail, il devra non seulement payer l’amende pour défaut d’affichage, mais également 37500 euros pour délit d’obstacle et sera condamné à un an d’emprisonnement.
Tableau récapitulatif en janvier 2018 des informations à afficher et à diffuser par tout moyen dans l’entreprise
Informations à communiquer obligatoirement aux salariés | Emplacements des affichages obligatoires | Type de diffusion |
Numéros des urgences (pompiers, SAMU…etc.) | Dans les locaux de travail | Affichage obligatoire |
Informations sur l’inspecteur du travail | Dans les locaux de travail | Affichage obligatoire |
Informations sur le médecin du travail | Dans les locaux de travail | Affichage obligatoire |
Informations sur les textes conventionnels applicables la convention collective et les accords d’entreprise appliqués dans l’entreprise |
| Peuvent être diffusées par tout moyen |
Informations sur l’accord de participation (applicable pour les établissements de 50 salariés et plus) | Dans les locaux de travail | Peuvent être diffusées par tout moyen |
Informations sur l’ordre des départs en congés payés | Dans les locaux de travail | Peuvent être diffusées par tout moyen |
Horaires collectifs de travail | Dans les locaux de travail | Affichage obligatoire |
Interdiction de fumer | Dans les locaux de travail | Affichage obligatoire |
Règlement intérieur (applicable pour les établissements de 11 salariés et plus) | Dans les locaux de travail | Peut être diffusé par tout moyen |
Textes de loi d'informations à destination des salariés, intérimaires, stagiaires, candidats à l'embauche :
|
| Peuvent être diffusés par tout moyen |
Consignes en cas d'incendie selon le code du travail |
| Affichage obligatoire |
Interdiction de vapoter dans les établissements fermés et couverts à usage collectifs (à partir du 1er octobre 2017) | Dans les locaux de travail (exception secteur de la restauration et de l’hôtellerie) | Affichage obligatoire |
Lieu de consultation du Document unique d'évaluation des risques professionnels, appelé aussi DUERP |
| Affichage obligatoire |
Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, appelé aussi CHSCT (applicable pour les établissements de 50 salariés et plus) | Dans les locaux de travail | Diffusion par tout moyen possible |
Informations relatives à l'élection des représentants du personnel (applicable pour les établissements de 11 salariés et plus) | Dans les locaux de l’entreprise | Diffusion par tout moyen possible |