Le 11 mars 2021
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Quels sont les registres obligatoires ?
Article créé le 16 septembre 2020
Tout employeur, excepté le particulier employeur, est dans l’obligation de détenir plusieurs registres. Il s’agit respectivement du:
- Registre unique du personnel
- Document unique d'évaluation des risques (DUERP)
- Registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement
- Registre du CSE
La tenue de ces registres constitue une obligation prévue dans le Code du travail, à laquelle le chef d’entrepris ne peut déroger.
Document unique d'évaluation des risques (DUERP)
Il s’agit d’un document qui permet de s’informer à propos des risques évalués dans les unités de travail mais aussi des mesures prises pour les prévenir.
Le DUERP est-il obligatoire ?
Oui, le Document Unique fait partie des registres obligatoires.
Quelles sont les informations qui doivent figurer dans le DUERP ?
- La liste des risques inventoriés dans chaque unité de travail de l’entreprise ;
- Les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés au sein de l’établissement ;
- Le point de départ de la démarche de prévention de l’établissement.
À qui est destiné le Document unique ?
Le document d’évaluation des risques doit être mis à disposition des salariés, du médecin de travail si ce dernier est intégré à l’entreprise, les membres de la délégation du personnel au CSE, l’inspecteur du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
À quelle pénalité s’expose un employeur qui ne rédige pas le DUERP ?
Si l’employeur ne rédige pas ou ne met pas à jour le DUERP, il s’expose à une contravention de 1 500 euros en cas d’inspection et au double de cette amende en cas de récidive.
Un employeur qui ne présente pas les registres obligatoires à l’inspection du travail fait l’objet d’une contravention de 450 euros.
Le registre unique du personnel
Ce registre permet de s’informer sur les salariés et les stagiaires présents dans l’entreprise et sert également à la régularité des emplois.
Le registre unique du personnel est-il obligatoire ?
Oui, le registre unique du personnel fait partie des registres du personnel obligatoires.
Quelles sont les informations à mentionner dans le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est un document obligatoire que l’employeur doit tenir à partir du moment où le premier stagiaire ou le premier salarié de l’entreprise est engagé. Les informations suivantes doivent être mentionnées en fonction de l’ordre chronologique des embauches :
- Les informations concernant le salarié, notamment son nom, son prénom, sa date de naissance, ainsi que sa nationalité ;
- La carrière : emplois, les qualifications du salarié ainsi que ses dates d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
- Le type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) ;
- Le type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travailleurs qui ne sont pas de nationalité française ;
- Pour les stagiaires : nom et prénoms, la date du début du stage, la date de fin du stage, l’identité du tuteur, lieu de présence du stagiaire (ces informations sur le stagiaire doivent être rédigées dans une partie spécifique afin de ne pas les confondre avec les renseignements des salariés.)
Ce registre peut être rédigé sous format numérique.
Dans le cas où une même personne est engagée avec des contrats successifs, le registre doit indiquer chaque vacation ou chaque contrat sur une nouvelle ligne, avec les dates d’entrée et de sorties qui y correspondent.
À combien s’élève l’amende pour un employeur qui ne tient pas de registre unique du personnel ?
Si l’employeur ne tient pas de registre ou s’il ne le met pas à jour, ou encore s’il omet les mentions obligatoires, il risque une amende qui peut aller jusqu’à 750 euros par salarié concerné.
À noter que l’employeur doit conserver les mentions portées sur le registre unique du personnel pendant cinq ans à partir de la date de départ du salarié ou du stagiaire de son entreprise.
Registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement
Le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement est-il obligatoire ?
Oui, il s’agit d’un registre obligatoire en entreprise.
À quoi sert ce registre ?
Il s’agit d’un registre spécial ayant pour but de regrouper les alertes émanant le représentant du personnel au CSE, qui a la charge de constater l’existence d’un risque grave pour la santé publique ou l’environnement. Ce document sert également à recueillir les alertes des salariés estimant que l’entreprise utilise des produits présentant un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.
Il faut que l’alerte soit datée, signée, et apporte des précisions quant aux produits utilisés par l’entreprise et dont le salarié ou le représentant du personnel au CSE estime qu’ils constituent un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.
Que doit faire l’employeur en cas d’alerte ?
Quand une alerte est consignée dans le registre, l’employeur est tenu d’examiner la situation avec le représentant du personnel duquel la dite alerte a émanée, puis d’informer les salariés sur les suites qu’il prévoit d’y donner.
Attention !
Un lanceur d’alerte qui a émis une dénonciation calomnieuse s’expose à 5 ans de prison et 45 000 euros d’amende.
Registre du CSE
Le registre du CSE est-il obligatoire ?
Depuis le début de l’année 2020, le registre du CSE a été remplacé par le registre des délégués du personnel. Il s’agit d’un registre obligatoire.
Que doit contenir le registre du CSE ?
Le registre du CSE doit contenir les éléments suivants :
- Les notes qui exposent les demandes des membres de la délégation du personnel du CSE
- Les réponses émanant de l’employeur
À qui est destiné le registre du CSE ?
- Aux salariés
- À l’inspecteur du travail
- Aux membres de la délégation du personnel du CSE
À combien s’élève l’amende en cas d’absence de registre du CSE ?
L’absence de registre représente un délit d’entrave au fonctionnement du CSE pouvant être sanctionné d’une amende de 7 500 euros.
Cas du registre des accidents bénins non déclarés
L’employeur peut mettre en place un registre des accidents bénins une fois qu’il a demandé et obtenu une autorisation de la CPAM. Pour ce faire, certaines conditions doivent être remplies, notamment la présence obligatoire d’un infirmier ou d’une infirmière. Ce registre peut être tenu à la place de la déclaration des accidents qui n’entraînent pas d’arrêt de travail et de soins médicaux.
Le registre des accidents bénins non déclarés est-il obligatoire ?
Ce registre n’est pas obligatoire.
À qui est destiné le registre des accidents bénins non déclarés ?
Les registres des accidents bénins non déclarés sont destinés aux salariés, au CSE, au médecin du travail, à l’inspection du travail, aux organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail ainsi que les services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Quelles sont les informations qui doivent figurer en annexe du registre des accidents bénins non déclarés ?
En annexe de ce registre, il faut faire figurer les données collectives d’exposition aux facteurs de pénibilités dont l’évaluation doit se faire selon les critères prévus dans le compte personnel de prévention de pénibilité.