Le registre unique du personnel

Article créé le 18 août 2020

Le registre unique du personnel fait partie des registres obligatoires qui doivent être tenus par l’employeur dans l’entreprise. Ce document a pour utilité de garantir la transparence de l’emploi dans chaque établissement, en renseignant toutes les informations concernant les salariés, les dates de leurs entrées et de leurs départs dans l’entreprise et la nature des contrats signées dans ce cadre.

L’employeur doit se plier aux stipulations du Code du travail en ce qui concerne d’une part les mentions obligatoires au registre unique du personnel et d’autre part la durée de conservation de ces données dans l’entreprise.

Voici toutes les informations à connaître à propos du registre unique du personnel.


Le registre unique du personnel


L’obligation de tenir le registre unique

Tout employeur à la tête d’une entreprise doit tenir le registre unique du personnel. Cette obligation ne concerne toutefois pas le particulier-employeur ou les associations qui utilisent le chèque emploi associatif pour rémunérer leurs employés.

La loi prévoit également que chaque établissement doit disposer de son propre registre dès lors que l’entreprise en compte plusieurs à la fois.

Les personnes qui doivent être mentionnées dans le registre

Tous les salariés qui travaillent dans l’entreprise, y compris : les travailleurs mis à disposition par les entreprises de travail temporaire, les travailleurs à domicile et les travailleurs étrangers doivent figurer sur ce registre obligatoire.

À noter que les stagiaires doivent aussi être mentionnés dans le registre, dans une partie spécialement établie pour eux afin qu’ils ne se confondent pas avec les salariés.

Quelles sont les mentions obligatoires dans le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit renseigner sur l’identité de chaque salarié et stagiaires présents dans l’entreprise. Ces informations portent sur :

  • L’identité du salarié : nom, prénom, sexe, nationalité, date de naissance,
  • L’emploi occupé dans l’entreprise,
  • La qualification,
  • Les dates d’intégration et de départ de l’entreprise (début et fin de contrat de travail),
  • Date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement lorsque celle-ci est requise, ou au moins la date de la demande d’autorisation,
  • Type et numéro d’ordre de titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers concernés,
  • Le type de contrat dont bénéficie le salarié : CDD, salarié à temps partiel, apprenti ou contrat de professionnalisation.
  • Nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire pour les salariés temporaires,
  • Mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs, dénomination et adresse de ce groupement pour les salariés concernés,
  • Pour les stagiaires : le nom, le prénom, la date de débit et de fin de stage, le lieu de présence du stage et l’identité du tuteur.

Quelles doivent être les annexes au registre ?

Les documents suivants, lorsqu’ils sont présents dans l’entreprise, doivent obligatoirement être annexés au registre unique du personnel :

  • Une copie des déclarations de détachement pour les travailleurs étrangers,
  • une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers.

Quelle est la forme du registre unique du personnel ?

La loi n’impose pas de forme particulière pour le registre. L’employeur peut donc y procéder sous format papier ou numérique, à condition que le support numérique permet des garanties de contrôles semblables au support papier.

Mise à disposition du registre dans l’entreprise

Le registre doit pouvoir être consulté à tout moment par le comité social et économique (CSE) ou les délégués du personnel.

Les fonctionnaires et agents chargés de l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale doivent aussi y avoir accès.

Les sanctions prévues en cas de manquement

Le registre doit pouvoir être présenté en cas de contrôle. Son absence expose l’employeur au paiement d’une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe multipliée par le nombre de salariés concernés. Cette amende est de 750 euros pour les personnes physiques et 3750 euros pour les personnes morales et s’applique aussi en cas de mentions erronées ou incomplètes au registre.



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