Le 19 novembre 2020
Urssaf : les contrôles non contrôlés à la date du 22 mars 2020 peuvent subir une annulation jusqu’au 30 décembre 2020
Quel document obligatoire en entreprise en 2020 ?
Article créé le 29 janvier 2020
Quelle est la nouvelle liste de documents obligatoires en entreprise ? Qu'est-ce que le code du travail impose aux chefs d'entreprise cette année en matière de mise à jour ? Afin de rester en conformité avec le Droit du travail, tout employeur doit procéder à des affichages obligatoires à la disposition des salariés et tenir à jour des registres pour les représentants dans l'entreprise. Retrouvez les solutions adaptées pour la mise en conformité intégrale de votre structure, TPE, PME ou grande entreprise.
Entre affichages obligatoires et diffusion d'informations par tout moyen pour l'année 2020
Par Affichage obligatoire
En 2020, le règlement intérieur s'impose (affichage des modalités d'accès) pour certaines entreprises, alors que l'affichage de la liste des membres du Comité Social et Économique remplace la liste du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail CHSCT.
Au même titre que l'affichage des coordonnées du Défenseur des droits sur les discriminations (Service d'accueil téléphonique), désormais l'employeur doit afficher le référent en matière de harcèlement sexuel.
Le nom, l'adresse et les coordonnées téléphoniques de l'Inspecteur du travail compétent et les modalités de communication aux salariés pour son contrôle demeure affiché dans les locaux de l'entreprise.
À cet affichage s'ajoute en 2020 le numéro de téléphone et l'adresse du Médecin du travail de l'entreprise. Les signalétiques (ou affiche unique) sur la lutte contre le tabac demeurent obligatoires à partir du 1er janvier 2020 (selon les recommandations du Code de la Santé publique articles à propos des endroits fermés ou couverts à usage collectif et accueillant du public), c'est-à-dire :
- panneau signalétique Interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise (voir le décret de 2006)
- panneau signalétique Interdiction de vapoter sur le lieu de travail (voir le décret de 2017).
Un autre affichage de votre entreprise 2020 concerne les Services de secours d'urgence, numéros des pompiers, SAMU ou encore gendarme et police.
Le panneau d'affichage des Consignes de sécurité (selon la norme NF EN ISO 7010) doit obligatoirement être présent dans toute entreprise, avec les avertissements de Zones de danger et d'attente. Il comprend alors, le nom du responsable du matériel de secours, et le nom de la personne chargée de l'évacuation en cas d'incendie.
Le registre DUERP Document unique d'évaluation des risques professionnels pour la santé et la sécurité est mis en place et tenu à jour chaque année par l'entreprise à la disposition des salariés et des représentants du personnel ou comités CHSCT et CSE. L'employeur est contraint de définir les conditions de consultation :
- de l'inventaire des risques par le personnel de son entreprise et les délégués syndicaux
- des derniers résultats obtenus par l'entreprise
- des moyens de lutte contre les facteurs de risques (actions) au travail.
Le registre unique du personnel actualisé régulièrement comprend les informations de chaque salarié et son contrat de travail (ou ayant travaillé durant les 5 dernières années).
L'horaire de travail et le repos hebdomadaire collectifs doivent également faire l'objet d'un affichage obligatoire dans toute entreprise ; chacun des responsables de son entreprise peut librement définir les modalités d'organisation du travail et du repos dans le respect de la législation du travail.
Enfin, un affichage des communications syndicales peut être mis en place (pour chaque section syndicale de l'entreprise par accord avec l'employeur).
Tous ces panneaux d'affichages sont placés bien en évidence dans des locaux accessibles à tous les salariés pour respecter la mise en conformité. Optez pour le Pack mise en conformité 2020 ou pour les solutions suivantes :
pour aller plus loin : service public
Diffusion par tout moyen
Les renseignements portés à l'attention des salariés et des délégués syndicaux sont compris dans la liste suivante :
- (avis ou identifiant) de la convention collective applicable ou accord collectif du travail (et conditions de consultation des exemplaires sur le lieu de travail) ;
- (texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal sur) la Lutte contre la discrimination au travail ;
- (textes des articles 222-33-2 et 222-33 du code pénal sur) le Harcèlement moral et sexuel. Les actions contentieuses civiles et pénales en cours doivent être portées à la connaissance, de tous les salariés, candidats à l'embauche, à un stage ou une formation ;
- (textes des Articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail sur) l'Égalité professionnelle et salariale entre femmes et hommes ;
- informations sur le Travail temporaire dans l'entreprise, noms et relevés de contrat de mission pour les salariés concernés à communiquer à Pôle emploi et à la Direccte direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi
- période de Prise des congés payés annuel CP (2 mois avant le début des congés) et l'Ordre des départs en congés (1 mois avant le début de l'ouverture du droit)
- caisse des congés payés (raison sociale et adresse) à laquelle a souscrit l'employeur.
Les documents obligatoires et registres obligatoires 2020
(tableau) Pour une micro entreprise, petite ou moyenne entreprise * entreprise intermédiaire et grande entreprise **
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