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Le règlement intérieur dans l’entreprise

La mise en place d'un règlement intérieur est obligatoire dans l'entreprise à partir de 20 salariés. Il est de l'obligation de l'employeur de le rédiger. Les procédures d'élaboration et le contenu du règlement intérieur sont clairement définis dans le Code de travail. Il s'agit d'un document de référence et de prévention que tous les employés doivent connaître,et il faut qu’il soit soumis pour avis aux instances de représentation du personnel. Le non-respect des procédures d'élaboration et le contenu du règlement intérieur expose l’employeur à des peines d'amende prévues également dans le Code du travail. Quel est le contenu du document? Quelle procédure l’employeur doit-il suivre pour le rendre applicable à ses salariés et quelles sanctions encourt l’employeur qui n’a pas suivi cette procédure?  

Guide sur le règlement intérieur

Définition du règlement intérieur

Il s'agit d'un document rédigé par l’employeur uniquement. Il consigne les obligations des salariés de veiller à la santé et la sécurité dans l’entreprise, les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que les sanctions prévues en cas d'infractions aux différentes clauses du règlement. Il faut ainsi que l’employeur définisse une échelle à ces sanctions. 

Les procédures d'élaboration et le contenu du règlement intérieur

>> Le contenu

Tout employeur qui élabore le règlement doit se conformer aux dispositions du Code du travail. Quant aux mentions obligatoires de ce document, il doit impérativement contenir les clauses suivantes:

  • Les mesures ayant pour objectif de réglementer la santé et la sécurité 

Le règlement impose aux salariés de se conformer aux instructions de l’employeur relatives à la santé et la sécurité. Il est ainsi du devoir de chaque salarié de prendre soin de sa santé, et de veiller sur sa sécurité conformément aux instructions. Il doit aussi tenir en compte la santé et la sécurité des autres personnes qui peuvent être concernées par ses actes ou ses omissions au travail. Les instructions de l’employeur doivent être précises notamment celles relatives aux conditions d’utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et préparations dangereuses surtout quand celle-ci présente un risque pour l’employé. Il faut que ces instructions soient adaptées à la nature de tâches à accomplir. On pourra citer par exemple le port de gants ou de masque de protection lors de la manipulation de certains produits dangereux. 

  • Les modalités de participation des salariés pour accomplir certaines tâches

La participation des salariés est sollicitée par l’employeur pour le rétablissement des conditions de travail visant à protéger leur santé et leur sécurité  lorsque la situation l’exige c’est-à-dire dans une situation où ces conditions seraient compromises. 

  • Les règles de discipline et les sanctions

    Il est du ressort de l’employeur de définir des règles de discipline, ou plus précisément des règles de conduite . Des sanctions doivent alors aller de pair avec ces règles pour éviter que les salariés ne les enfreignent.  L'employeur doit préciser la nature et l'échelle que peuvent prendre les sanctions selon le type d'infraction. L'échelle à adopter est la suivante : l’avertissement, la mise à pied disciplinaire, la mutation, la rétrogradation et enfin le licenciement. 

    • Les dispositions relatives aux droits de la défense des employés définies dans le Code du travail ou par la convention collective qui s’appliquent dans l’établissement:

    Si un employé est sanctionné, il faut qu’il soit prévenu au préalable par écrit pour l’informer sur les griefs retenus contre lui. En outre, il doit être convoqué par son employeur en lui précisant les motifs de sa convocation. Cette précision n’est pas nécessaire si la sanction qui s’appliquera à l’employé est un avertissement ou toute autre sanction qui n’aura pas d’incidence immédiate ou non sur la présence du salarié dans les locaux de travail, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.
    L’entretien doit se dérouler comme suit : le salarié convoqué peut choisir de se faire assister par une personne de son choix (un collègue, un membre des représentants de l’entreprise…) puis son employeur lui indiquera le motif de la sanction et recueillera ses explications. Finalement, la sanction envisagée ne devra pas intervenir moins d’un jour franc (jour qui dure de 0h à 24 h) ni plus d’un moins après le jour fixé pour l’entretien. Elle sera motivée puis notifiée à l’intéressé.
    Dans le cas où il s'agirait d'une mise à pied à effet immédiat, il faut que l’employeur respecte la précédente procédure.
    Ces dispositions établissent une garantie de procédure dans le cas où un employé serait confronté à cette situation. 

    • Les dispositions sur le principe de neutralité 

    Elles limitent la manifestation des convictions politiques et religieuses des salariés dans l'établissement. Cependant pour que cette limite soit bien définie, il faut respecter le principe de proportionnalité qui fixe qu’il faut que cette restriction soit justifiée par la nature de la tâche à accomplir par le salarié et ainsi être proportionnée selon le but recherché. Il ne faut pas que ces restrictions deviennent une interdiction générale et absolue, de ce fait il est conseillé à l’employeur d'être précis lors de leur élaboration.

    • Les dispositions relatives à la lutte contre les harcèlements moral et sexuel et les agissements sexistes.

    Le règlement doit rappeler les textes de loi qui portent sur la lutte contre les harcèlements moral et sexuel et les agissements sexistes dans l'entreprise. 

    •  Cas de certains documents qui comportent des obligations générales et permanentes semblables au contenu du règlement 

    Le Code du travail précise que ces documents seront considérés comme un ajout au règlement, il peut s'agir notamment d'une note de service. Ce cas s’applique surtout pour les établissements qui ne disposent pas de règlement intérieur c’est-à-dire qui ont moins de 20 salariés.

    >> Les dispositions à prohiber 

    Le Code du travail a défini les dispositions qui ne doivent pas être contenues dans le règlement de l'établissement à savoir :

    • Les dispositions qui vont à l'encontre des lois et des conventions ou accords qui sont appliqués dans l'entreprise

    À titre d’exemple, les clauses relatives au contrat de travail ne doivent pas figurer dans le règlement, mais plutôt dans le contrat de travail lui-même.   

    • Des restrictions non justifiées aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives 

    À titre d’exemple, l’employeur peut fixer des dispositions visant à restreindre la manifestation des convictions de ses salariés (politiques ou religieuses) si celles-ci portent atteinte à leur travail. Ainsi, il s’agit d’une limitation qui est justifiée par la nature de la tâche que le salarié a à accomplir et qui est proportionnelle à l'objectif. D’autre part, cette restriction doit respecter le principe de proportionnalité.
    Un exemple de restriction portant atteinte aux droits et libertés des personnes serait les clauses de célibat qui portent atteinte à la liberté de mariage. 

    • Les dispositions qui visent à discriminer les salariés

    Le règlement ne doit contenir des clauses discriminatoires pour le salarié. 

    • Les sanctions pécuniaires
    Il est également interdit de prévoir des clauses visant à faire payer des amendes ou faire des retenues sur salaire à titre de sanction dans le règlement. Dans le cas où de telles clauses ont été prévues, elles seront considérées comme non écrites aux yeux de la loi. 

    >> Formalités de dépôt et publication

    • L’avis du comité d’entreprise et du comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail

    Bien qu’étant un document unilatéral, le règlement doit être soumis à l’avis du comité d’entreprise, ou dans le cas où l’établissement n’en disposerait pas,aux délégués du personnel. Le Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail devra aussi donner son avis pour les sujets sur lesquels il est compétent. 

    • Dépôt du règlement intérieur au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes

    Le règlement sera déposé au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes de l’établissement en 2 exemplaires pour subir un contrôle juridictionnel. 

    • Communication à l’inspecteur de travail

    Le règlement ayant reçu l’avis des différents comités devra être communiqué à l’inspecteur du travail par l’employeur. Il lui faudra fournir 2 exemplaires à l’inspection du travail pour que celui-ci fasse son contrôle. Dans le cas où l’établissement compterait plusieurs établissements, c’est l’inspection du travail du siège social qui devra entreprendre ce contrôle. Il pourra alors exiger des modifications dans le règlement ou bien le retrait de certaines clauses qui seraient contraires aux exigences légales. Dans ce cas, il faudra que l’employeur respecte la même procédure qu’il a suivie lors de son élaboration.  
    Enfin, il faut que le règlement indique la date de son entrée en vigueur qui doit être postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité. 

    • Diffusion auprès des salariés du règlement intérieur

    Il faut que l’employeur communique obligatoirement par tout moyen le règlement auprès de ses salariés pour le rendre applicable. Pour cela, il peut procéder à l'affichage du règlement sur les lieux de travail et le placer de manière à ce que tous les salariés puissent y accéder facilement. L'affichage constitue n effet un support de communication efficace et non-contestable en cas de litige. 

    >> Langue de rédaction 

    Le règlement doit être rédigé en français et être traduit en plusieurs langues étrangères si cela est nécessaire. 

    Les sanctions encourues par l’employeur en cas de manquement

    Le règlement  étant exclusivement rédigé par l’employeur, il faut qu’il respecte les procédures d'élaboration et le contenu du règlement intérieur. A défaut, il sera puni par la loi. 
    Le non-respect des procédures d’élaboration citées dans le Code du travail constitue une infraction punie par une amende de 750 euros
    La mention de sanctions pécuniaires dans le règlement sera punie par une amende de 3750 euros et si l’employeur récidive, elle sera de 7500 euros. La sanction s’applique même si l’employeur n’a pas eu connaissance des dispositions relatives à cette clause interdite, il est donc important de se tenir informer sur le sujet.  
    Le fait de ne pas soumettre le règlement aux représentants du personnel dans l’entreprise par l’employeur constitue un défaut de consultation et est puni par une amende de 750 euros.
    Labsence de règlement dans une entreprise comptant 20 salariés et/ou plus sera également punie par une amende de 750 euros




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