Diffusion ordre des départs en congés affichage obligatoire

Article créé le 27 juillet 2020

Pourquoi afficher dans les locaux normalement accessibles aux salariés l'ordre des départs en vacances? Les dates de départ sont elles portées à la connaissance du personnel par affichage obligatoire en 2020 ? La prise de connaissance des salariés de la période de congés est capitale en droit du travail.

Cet affichage obligatoire de l'ordre des départs en congé annuel est imposé par le code du travail. Ceci pour répondre à la fois à votre responsabilité d'employeur vis-à-vis de vos salariés et à la mise en conformité de l'administration...

congé payé

Réglementation à propos du départ en congés payés des travailleurs

Les départs en congé et la loi...

L'Article D3141-6 de la législation du travail précise les règles de transmission aux salariés du planning des départs en congés payés. Ainsi, cette communication de la prise de congé annuel se fait désormais par tout moyen, ce qui veut dire :

par le réseau intranet de l'entreprise
par envoi du planning via une messagerie électronique ou par lettre (mailing et e-mailing) à chaque salarié
par messagerie SMS ou alerte sms (envoi vu par tous les collaborateurs ayant chacun un portable).

Bien que depuis 2017, il est possible pour tout employeur d'opter par une communication par tout moyen, l'affichage obligatoire demeure un moyen de communiquer incontestable encore en 2020. Il s'agit en effet de vérifier et justifier de la bonne conformité de l'entreprise par l'employeur au titre de son obligation d'information par rapport aux exigences du Code du travail.

Cette obligation de renseigner le personnel sur l'ouverture du droit de prise de congé concerne toutes les entreprises (à partir du premier salarié) !

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Comment mettre en place le planning des départs pour congés ?

planning de congé

Il existe quelques critères (définis dans le Code du travail) pour mettre en place le calendrier des départs en congés. Ce planning des départs doit alors tenir compte :

de l'ancienneté du salarié (la durée de service dans l'entreprise)
de la situation familiale du salarié, célibataire, marié, avec enfants à charge ou personnes handicapées...
des activités auxquelles est affecté le salarié chez d'autres employeurs.

Au sein d'une entreprise, la période de fermeture pour congé principal correspond à 12 jours ouvrables sans interruption, et sans dépasser 24 jours (4 semaines de congés). La cinquième semaine de congés est ouverte en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre. Ces dates peuvent ne pas correspondre aux dispositions prévues de Convention collective applicable. De même, l'employeur n'est pas dans l'obligation d'accorder par anticipation des jours de congés.

Les Jours de congés supplémentaires de fractionnement sont répartis en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre :

2 jours ouvrables supplémentaires sont accordés au salarié ayant pris 6 jours de congés compte tenu des jours restants sur les 4 semaines du congé principal
1 jour ouvrable supplémentaire est accordé lorsque le salarié a pris entre 3 et 5 jours de congés compte tenu des jours restants sur les 4 semaines du congé principal.

Procédures pour valider le planning des congés

L'application de l'ordre des départs en vacances pour les travailleurs peut être inscrite dans l'accord d entreprise. Cet accord prévoit chaque année un droit à des congés payés à la charge de l'employeur. Ainsi, l'employeur qui fixe les dates de prise de congés doit soumettre un avis aux membres du CSE comité social économique et représentants du personnel.

Mais les modalités d'application sont tout aussi bien fixées par accord de branche ou par convention collective de travail.

Le salarié peut aussi parfois demander à son employeur de lui accorder des jours de congés payés et ce dernier répond en fonction des contraintes d'activité de son entreprise. Quoi qu'il en soit, un départ volontaire en congé sans accord de l'employeur est assimilé à un abandon de poste.

Toutes ces procédures d'ouverture de droit au congé payé s'appliquent pour une modification des dates de congés payés (accordées et ensuite modifiées).

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Mettre en place l'affichage : quelle durée ?

Le calendrier de la prise de congé est établi et affiché selon un décompte permettant à chaque salarié d'organiser son congé. L'affichage doit être synchronisé avec la date de départ du premier salarié deux mois avant son départ. Il est communiqué dans des espaces en libre accès aux lieux de travail pour tous les salariés de l'entreprise.

Ce planning des départs est positionné à proximité de l'affichage du règlement intérieur.

Un avis au sujet du planning des congés est également publié sur le lieu de travail et dans les locaux de l'entreprise un mois avant que les salariés ne partent en congé.

Caisse des congés payés

Cette communication par tout moyen concerne également la Caisse des congés payés : les salariés doivent être en mesure de connaître quelle est l'adresse et la raison sociale de la caisse de Congés payés à laquelle l'employeur a souscrit (communication par tout moyen ou par affichage avec l'ordre des départs en congés).

Sanctions prévues par le code pénal

Amende de 1500 euros pour absence d'affichage (délit d'obstacle)

Lors du contrôle de l'agent mandaté par l'inspection du travail, celui-ci peut procéder à une sanction de 450 euros jusqu'à 1500 euros si l'employeur n'a pas mis en place des informations définies par le Code du travail. L'absence répétée d'affichage constatée expose l'employeur à une peine de prison (1 an) et au paiement de 37 000 euros d'amendes.

Assouplissement des affichages

Le décret n° 2016-1418 du 20 octobre 2016 a simplifié la réglementation en matière d'affichage et de transmission de documents à l'administration. Parmi les informations visées se trouve l'affichage des congés payés pour toutes les entreprises.